Varför bör man ha en uppförandekod?

olofUncategorized

Det är ingen nyhet att finansiella företag ska driva sin verksamhet på ett etiskt ansvarsfullt och professionellt sätt samt upprätthålla en sund riskkultur. Ett företag med robust och effektiv styrning och kontroll innebär ofta också ett mer stabilt finansiellt företag med ett större förtroende från kunderna. Förtroende från kunder är av högsta betydelse för finansiella bolag och dess framgång på en konkurrensutsatt finansiell marknad.

Hur företag på den finansiella marknaden uppnår ovan nämnda krav skiftar dock mellan de olika företagen. Ett steg i processen kan vara att upprätta en uppförandekod för företaget, vilket kan bidra med värde både internt och externt samt gynna hållbart företagande.

Bakgrund – Vad är en uppförandekod?

EBA har utfärdat riktlinjer om intern styrning och kontroll (GL11), i vilka det finns bestämmelser om uppförandekod.

”Ledningsorganet bör utveckla, anta, följa och främja höga etiska och yrkesmässiga normer, med beaktande av institutets specifika behov och egenskaper, och säkerställa att sådana normer genomförs (med hjälp av en uppförandekod eller ett liknande instrument).”

En uppförandekod är ett dokument som avser att beskriva företagets värderingar och ansvar gentemot intressenter och samhället. Uppförandekoden baseras ofta på företagets styrdokument, som exempelvis etikpolicy, policy för hantering av intressekonflikter, jämställdhetspolicy, policy för egna affärer och policy för åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.

Genom att samla företagets grundläggande värderingar i ett och samma dokument kan företagets medarbetare få stöd i svåra situationer. Sådana situationer kan exempelvis vara om en situation är laglig, etisk eller rättvis eller om ett beteende är förenligt med företagets vision och värderingar.

En uppförandekod bör vara skriven för läsaren, det vill säga, enkel och visuellt genomarbetad. Koden ska inte lova mer än vad företaget kan hålla samt vara förankrad och stödjas av styrelsen, VD och högsta ledningen. Koden ska vidare vara implementerad och inte enbart vara en ”pappersprodukt”.

Process för framtagandet av en uppförandekod

Innan ett företag upprättar en uppförandekod är det viktigt att först kartlägga företagets syfte med koden, värderingar, mål samt händelser eller incidenter som påver-kar vilka områden som bör vara med i uppförandekoden. Ett första steg i denna process kan vara att hålla en workshop med relevanta personer inom företaget. Områden som är relevanta för ett företag behöver inte nödvändigtvis vara relevant för ett annat. Varje företag bör göra en egen analys av sin situation och prioriterade områden.

Ett ordentligt förarbete med att ta fram innehåll och format som passar företagets vision och strategi kommer att bidra till en uppförandekod som är förankrad i företagets kultur och som kan användas som ett praktiskt verktyg för samtliga medarbetare i det dagliga arbetet.

Vad är värdet med en uppförandekod?

En uppförandekod kan tillföra värde både internt som externt. Detta gäller för både större och mindre finansiella företag. Före-tagets högsta ledning kan med hjälp av en uppförandekod styra organisationen och dess medarbetare internt mot organisationens mål. Genom att konkretisera före-tagets värderingar, arbetssätt och mål kan även alla företagets anställda vara med och forma kulturen som företaget och dess ledning eftersträvar. En uppförandekod förklarar ofta flera viktiga styrande dokument i finansiell verksamhet på ett enkelt sätt och hur medarbetare ska förhålla sig i viktiga etiska frågor.

En uppförandekod är ett praktiskt hjälpmedel för att säkerställa att verksamheten bedrivs med bibehållet högt förtroende från olika intressenter: kunder, medarbetare, ägare, myndigheter och samhället i stort.

Uppförandekoden kan med fördel också användas av företaget som ett sätt att marknadsföra företagets värderingar i syfte att attrahera nya kunder och medarbetare. En bra uppförandekod kan även bidra till att förmedla trovärdighet och stärka företagets varumärke som ett hållbart företag.

Uppföljning

Som nämnt ovan är det inte tillräckligt att enbart upprättat en uppförandekod, koden behöver även följas upp regelbundet för att hållas aktuell i takt med att företaget förändras med tiden. Företag kommer behöva ställa frågor som:

Vem ansvarar för koden? Vem ansvarar för att koden implementeras och hur? Vem ska utbilda/informera om koden? Hur ska efterlevnaden av koden följas upp?

FCG:s tjänster

FCG har erfarenhet av att upprätta uppförandekoder till olika finansiella företag. FCG kan hjälpa till i hela processen, från workshops, upprättandet av koden med anpassat innehåll för ditt företag, samt stöd vid implementering och i uppföljningsarbetet.

Tveka inte att redan i dag ta kontakt med oss på FCG för ett möte där vi tillsammans går igenom på vilket sätt vi kan hjälpa er med arbetet med företagets uppförandekod och främja hållbart företagande.